Les justificatifs de voyages : la solution à vos problèmes comptables

par Jonathan Lefèvre, le 14 janvier 2013 | 61 commentaires

Notes de frais

On vous a déjà répété plusieurs fois à quel point on aime le e-billet chez Capitaine Train. Notre but a toujours été de vous simplifier la vie et le e-billet s’inscrit pleinement dans cette démarche. Depuis le lancement des cartes Voyageur compatibles e-billet en mai dernier, la dématérialisation des billets de train a franchi une nouvelle étape. Plus besoin d’imprimer les billets, ceux-ci sont directement dans les bases de données de la SNCF. Il suffit au contrôleur de scanner votre carte Voyageur pour retrouver votre dossier et s’assurer que vous êtes bien en règle.

Jusqu’ici tout va bien. On se dit que le e-billet c’est vraiment pratique. Et puis la fin du mois arrive. Pour beaucoup de professionnels, c’est le moment de s’occuper de sa note de frais.

Et là c’est le drame : plus aucune trace « physique » de son e-billet. Mais qu’allez vous donc bien pouvoir donner à votre comptable pour votre note de frais ?!

Facture SNCF

Serait-ce donc ça, le revers de la médaille du e-billet ? Avec les billets classiques (ceux que vous retirez en borne et que la SNCF appelle « billets électroniques »), le problème n’existe pas puisque ceux-ci sont acceptés comme pièce comptable. Ce qui n’est pas le cas des e-billets PDF. Mais quand le e-billet est directement associé à sa carte Voyageur, autant dire qu’on se sent un peu démuni.

« J’ai besoin d’une facture de mes billets de train »

Heureusement, une solution existe : les justificatifs de voyage.

Qu’est-ce que c’est que ce truc ? Ça ressemble un peu à un mémo e-billet, sauf qu’il s’agit cette fois-ci d’un document accepté comme pièce comptable (!).

Mais jusqu’à maintenant, la procédure pour obtenir ces justificatifs SNCF pouvait être assez… peu commode, pour rester poli. Nous pouvions vous les envoyer par email une fois qu’ils étaient disponibles (et nous le faisions avec plaisir) mais nous avions bien conscience que c’était un peu pénible d’avoir à nous le demander. Surtout pour les professionnels qui voyagent en train très régulièrement.

Autre solution : retirer ce justificatif sur les bornes jaunes SNCF. Il y a même un menu spécialement fait pour ça :

Facture e-billet SNCF

Récupérer une facture pour ses e-billets était donc déjà possible, mais bien trop compliqué à notre goût. Vous commencez à nous connaître, nous sommes un peu obsédés par la simplicité…

Vos justificatifs e-billets directement dans votre boite mail

Si vous avez systématiquement besoin de justificatifs pour vos déplacements professionnels (ou autres), il est désormais possible de les recevoir directement par email dès qu’ils sont disponibles. C’est-à-dire 48 heures (au plus tard) après l’arrivée du train. Pas question toutefois d’imposer ça à tout le monde : il s’agit d’une option que vous pourrez choisir dans les préférences de votre compte :

Recevoir votre justificatif e-billet par email

Vos pièces comptables conservées dans votre historique

Si vos besoins en factures de billets de train sont plus occasionnels, il vous suffira de faire un tour dans l’historique de vos achats pour y retrouver en téléchargement tous les justificatifs de voyage disponibles.

Justificatif e-billet dans son historique Capitaine Train

De quoi lever les dernières réticences à propos des e-billets.

Et pour les autres types de billets ?

Vous avez bien suivi : les justificatifs de voyage ne concernent que les e-billets. Si vous avez un billet classique (à retirer en borne), conservez-le pour vos notes de frais car il sera accepté comme pièce comptable. C’est même la raison pour laquelle la SNCF ne délivre pas de facture. Enfin, les billets PDF iDTGV font office de facture, de la même manière que les Online Tickets de la Deutsche Bahn sont acceptés comme pièces comptables.

Et la TVA dans tout ça ?

La question de la TVA sur les billets de train étant un peu technique, nous avons demandé à un expert comptable, Henry Marc Grynberg, de nous éclairer. Voici ce qu’il en dit :

La loi prévoit que la TVA sur le transport de personnes n’est pas déductible (5° du 2 du IV de l’article 206 de l’annexe II du Code Général des Impôts).

Cela touche tous les modes de transport : « route », « air », « eau » et donc ce qui nous intéresse ici « fer ».

Bien entendu, il existe des exceptions. Cette exclusion du droit à déduction ne concerne pas :

  • Les frais HT qui seraient refacturés avec TVA aux clients.
  • Les transports réalisés pour le compte d’une entreprise de transport public.
  • Les transports réalisés dans le cadre d’un contrat de transport permanent pour le transport du personnel d’une entreprise.
  • La sous-traitance de transport réalisée pour le compte d’une entreprise de transport elle-même.

Pour plus d’informations, il est possible de se référer à la documentation fiscale correspondante.

En clair, ça ne servirait pas à grand chose que la TVA figure sur les justificatifs.

Une dernière remarque : cette nouvelle fonctionnalité ne concerne que les billets achetés à partir d’aujourd’hui — elle n’est pas rétro-active.

Vous voilà donc parés pour affronter sereinement vos notes de frais mensuelles. Ou votre comptable, c’est selon. On sait que c’est quelque chose que vous nous avez beaucoup réclamé. Sans aller jusqu’à parler de cadeau de Noël après l’heure, on espère au moins que ça vous facilitera la vie.


61 commentaires

Génial ! Plus besoin de vous embêter à chaque fois que je prends le train pour le boulot ! Ce site est vraiment super, et me ferais presque à nouveau aimer de prendre le train !

par Dyna, le 14 janvier 2013 à 10h54. Répondre #

Parfait, je suis travailleur indépendant (photographe) et c’est exactement ce qu’il me fallait. Merci à vous !

par Pierre, le 14 janvier 2013 à 11h01. Répondre #

Bravo et merci pour cette orientation vers les pros !

Cela dit, depuis un an, j’imprime en papier ou PDF les mails reçus de Capitaine Train juste après réservation. Aucune remarque de notre comptable et ça permet d’avoir le justificatif dans le même mois que le paiement, ce qui n’est pas le cas du justificatif de voyage.

par Olivier M, le 14 janvier 2013 à 11h38. Répondre #

Parfait !!

Exactement ce qu’il fallait pour que j’arrête de vous embêter systématiquement après chacun de mes voyages par mail 🙂

par Julien, le 14 janvier 2013 à 12h11. Répondre #

Yesss !!
Capitaine Train, dont les archives rendent celles de la Stasi dérisoires, m’a aimablement rappelé qu’on en avait causé. En 2011.
Bravo pour l’initiative !
Dommage que j’ai (temporairement ?) cessé de prendre régulièrement le train pour raisons professionnelles.
Mais je saurai m’en souvenir 🙂

par Jean-François, le 14 janvier 2013 à 13h48. Répondre #

Merci d’avoir corrigé le lien vers les préférences dans ce billet 🙂

par Ermanno, le 14 janvier 2013 à 13h58. Répondre #

Merci ! Ça vaut le coup de vous tanner un peu pour implémenter de nouvelles fonctionnalités 🙂

par vincent, le 14 janvier 2013 à 14h11. Répondre #

Super bonne nouvelle. La récupération des factures était une vraie galère.
Bravo à l’équipe.

par Jean, le 14 janvier 2013 à 14h50. Répondre #

Nickel !

par Camille, le 14 janvier 2013 à 14h51. Répondre #

Autre solution vous créez une boite de réception intelligente et vous archivez les mails provenant de votre site, vous les gérez ensuite quand bon vous semble.

par domenach, le 14 janvier 2013 à 14h55. Répondre #

C’est vraiment bien!

Vivement que le QR-code soit intégré: plus de billet.
Cela-dit, ça se couple déjà très bien avec une carte Voyageur 😉

Une remarque: étant donné que c’est un billet « vivant » il me semble: serait-il possible d’afficher le n°de quai dans ce Pass, dès qu’il est disponible??

Merci capitainetrain.

par Adrien, le 14 janvier 2013 à 15h23. Répondre #

Pour les notes de frais, c’est parfait ! J’en étais encore à retirer un billet en borne, alors que j’ai une carte Voyageur.

L’option dans les préférences est dorénavant cochée pour moi, merci !!

par Adrien, le 14 janvier 2013 à 15h24. Répondre #

Merci d’avoir pris la peine d’implémenter ça, c’est vrai que j’avais dû ruser la dernière fois.

par Natim, le 14 janvier 2013 à 15h51. Répondre #

Super, mais mon comptable m’avait dit que l’email suffisait !

par Dav!id, le 14 janvier 2013 à 16h06. Répondre #

Excellent, j’attendais cela avec impatience !
Merci les gars

par Vincent, le 14 janvier 2013 à 21h57. Répondre #

Nouvel utilisateur de tgv à haute fréquence, je me prépare à ma prochaine déclaration d’impôts avec frais réels. Bien que je ne sois pas encore très au fait du sujet, j’imagine qu’il faut aussi fournir toutes les pièces comptables : une récupération de l’ensemble des pièces comptables associées à un compte CT est-elle possible ?

Deux suggestions d’ergonomie par ailleurs :
– dans l’onglet Panier : ajouter un bouton « Ajouter un billet » en haut de la page : évite de devoir aller tout en bas de la page (bien qu’on puisse obtenir la même chose en cliquant sur recherche)
– ajouter au profil un système de « trajet préféré » qui permet de réserver en 2 clics le « Paris-Lyon, aller à 9h12 le matin, retour à 20h14 le soir », pour ceux qui achètent régulièrement le même trajet.

Merci et encore bravo !

PS : et tant que j’y suis à vous dire ce que je pense, le site plante sous WebOS (pas moyen d’accéder aux billets achetés pour pouvoir les annuler : le site charge et charge encore…)

par toto, le 17 janvier 2013 à 8h34. Répondre #

Idem d’ailleurs dans l’onglet Panier : un bouton supplémentaire « Payer n€ » en haut de la page serait le bienvenu 🙂

par toto, le 17 janvier 2013 à 8h39. Répondre #

Merci pour ces suggestions. Nous allons y réfléchir.

par Jonathan, le 17 janvier 2013 à 9h07. Répondre #

Super, merci pour cette nouvelle option, d’habitude j’allais au guichet une fois par mois imprimer tous mes justificatifs, là ça va être bien plus simple!!

Mais petite idée: Vous pourriez mettre à disposition une interface d’impression des justificatifs où on cocherait les billets qu’on souhaite imprime et hop!

Ca me faciliterait grandement dans l’édition de mes notes de frais.

Merci et bonne continuation!

par Laila, le 22 janvier 2013 à 17h35. Répondre #

Bonjour,

Utilisateur de l’e-billet, j’ai dernièrement eu un retard donnant lieu à dédommagement. Mais comment faire pour fournir le billet de train (que l’on met dans la fameuse enveloppe T) vu que par définition le mien était dématérialisé ? Le justificatif dont il est question dans votre article, suffit-il ?

Merci d’avance

par clément, le 25 février 2013 à 9h27. Répondre #

Oui.

par Guillaume, le 25 février 2013 à 14h21. Répondre #

Le prix est sur les billets IDTGV. D’accord il faut le chercher mais il y est : c’est dans la partie inférieure du billet.

par Martegao, le 5 août 2013 à 9h05. Répondre #

Bonjour,

Oui, on peut bénéficier de la garantie régularité avec un e-billet.
Par contre la procédure n’est pas simple : il faut aller sur le site grand-voyageur et trouver le bon lien.

C’est un progrès par rapport à la procédure précédente où il fallait de démunir du titre de transport original. Il fallait alors choisir entre la garantie régularité de la SNCF et la prise en charge par l’employeur. Maintenant, on peut cumuler !

Ce qui est ballot, c’est que la SNCF sait parfaitement que vous étiez dans ce train en retard : l’e-billet est nominatif et on est obligé de l’échanger pour monter dans un autre train. Il reste un peu d’espace pour progresser 😉

par Nicolás, le 14 mars 2014 à 15h13. Répondre #

Merci pour la solution proposée et la rapidité de vos réponses.

par Hervé, le 26 mars 2013 à 10h33. Répondre #

Merci pour l’aide, c’est pas forcément évidant au premier coup d’oeil. J’ai tout ce qu’il faut, mon comptable sera ravi…^^

par Arnaud, le 3 avril 2013 à 7h54. Répondre #

Les billets PDF idTGV font office de facture ?
J’en doute il n’y a pas le prix dessus…

par Mathieu, le 17 mai 2013 à 13h12. Répondre #

Pour information, je viens d’appeler le service client : le seul moyen d’obtenir une facture est de la demander (site web > « Nous contacter »).
On est censé me la transmettre par mail au format PDF ; je vous tiendrai au courant.
Amicalement

par Mathieu, le 17 mai 2013 à 13h24. Répondre #

Le prix du billet est sur les billets IDTGV. D’accord, il faut chercher mais il s’y trouve. C’est dans la partie inférieure du billet.

par Martegao, le 5 août 2013 à 9h07. Répondre #

Mais vous savez que vous êtes bons, vous ?

par Alexandre Chailleux, le 30 octobre 2013 à 14h47. Répondre #

Le principe même de la TVA est d’être un impôt répercutable par tous les intermédiaires jusqu’au cochon de payant final. Dans le cas présent, l’Etat l’encaisse mais l’entreprise (intermédiaire) n’a pas le droit de la déduire. C’est scandaleux, et d’autant plus que le 1er janvier elle passe à 10%. Evidemment, vous n’y êtes pour rien…

par Didier, le 4 novembre 2013 à 17h45. Répondre #

J’ai acheté un aller/retour VALENCE/LILLE. Mon aller, en 2ème classe est plus cher que le retour en 1ère classe.
Il serait judicieux de détailler le prix des billets car le trésorier de mon association n’est pas obligé de me croire.
Je ne pense pas que dans la confirmation de la commande le prix individuel avec la promotion qui s’y applique doit poser un problème??? plutôt que de globalisé le tout??? Merci!

par kluck jean, le 6 novembre 2013 à 18h31. Répondre #

Les justificatifs sont produits par les transporteurs (en l’occurrence, la SNCF), nous n’avons pas la main dessus. Je vous invite donc à leur transmettre votre suggestion (tout à fait pertinente).

par Jonathan, le 7 novembre 2013 à 10h25. Répondre #

Depuis quelques jours, les « justificatifs e-billet » sont remplacés par des « justificatif d’achat », qui groupent les billets par date d’achat : ça va pas du tout 🙁
Heureusement, on trouve encore les justificatifs par billet sur
programme-voyageur.sncf.com/logue/information/voyages-passes : très bien fait, avec des cases à cocher pour avoir un pdf unique, de plusieurs pages, une par billet.
Mais CT va se rattraper, ça peut pas être mieux sur VS !

par Manu, le 30 juin 2014 à 19h39. Répondre #

Je suis d’accord, on y réfléchit. Merci pour le retour.

EDIT : il y a maintenant une page par billet. 🙂

par Jonathan, le 30 juin 2014 à 19h55. Répondre #

Bonjour,
J’ajoute à la remarque de Manu que les justificatifs d’achat arrivent par mail avant le trajet et donc ne sont pas forcement cohérents avec mes trajets réels (échange du retour plus que fréquent).
merci.

par Ad, le 13 juillet 2014 à 23h31. Répondre #

Je suis d’accord, ça n’est pas idéal. Nous sommes en train d’y travailler.

par Jonathan, le 13 juillet 2014 à 23h50. Répondre #

Pourquoi réparer ce qui n’est pas cassé : c’était très bien avant…

par Manu, le 15 juillet 2014 à 11h03. Répondre #

Si vous voulez tout savoir, de fortes contraintes techniques nous obligent à re-considérer le fait d’aller systématiquement chercher les justificatifs sur les serveurs de la SNCF.

par Jonathan, le 15 juillet 2014 à 11h25. Répondre #

Bon… on ira nous même 🙁

Mais merci quand même, CT très bien pour (presque) tout 🙂

par Manu, le 20 juillet 2014 à 14h59. Répondre #

bonjour,
sur le justificatif d’achat est ce que figurent les différentes destinations des billets? ainsi que leur nombre? il ya t’il des détails ou uniquement le montant?

par Steve, le 3 octobre 2014 à 16h09. Répondre #

Oui. Si ça peut vous donner une idée, voici un exemple de justificatif d’achat Capitaine Train : https://blog.capitainetrain.com/wp-content/uploads/2014/10/exemple-justificatif.png

par Jonathan, le 3 octobre 2014 à 16h33. Répondre #

Bonjour,
et quid des frais de modifications des e-billets (oui, je pinaille, mais 3 euros par-ci, 3 euros par-là…)? Dans mon cas, modif d’un e-billet effectuée par internet 1h avant le départ, confirmation reçue par SMS (ca s’imprime pas bien…): le justificatif de voyage fait bien état du prix d’achat initial, du nouvel horaire, mais pas des frais de modification… Il y a moyen d’avoir une preuve de paiement des fameux 3 euros? On y est presque, merci!

par Fred, le 3 novembre 2014 à 11h47. Répondre #

Pour l’instant non. Nous cherchons des solutions à ce problème.

par Jonathan, le 3 novembre 2014 à 13h55. Répondre #

Bonjour,

Pour un e-billet pris pour 2 personnes, le nombre de passagers apparait-il sur le justificatif ou y-a-t-il simplement le prix global sans détails ?
Et le nom des passagers apparrait-il ou seulement le nombre ?

par de Vasselot, le 25 février 2015 à 11h30. Répondre #

Si vous parlez des justificatifs de voyages SNCF, il y a un PDF par passager.

par Jonathan, le 25 février 2015 à 11h53. Répondre #

Bonjour,

Je suis consultant, et voyage souvent en train pour mes clients. Je souhaiterais établir les factures de mes billets de train au nom du client, et non à mon nom (pour facilitation de comptabilité).
Est ce possible? Je sais éditer des justificatifs de voyage, mais il n’y a pas de nom sur la facture à part celui du voyageur = le mien.

Merci beaucoup,
Bien à vous

par leo, le 17 mars 2015 à 8h29. Répondre #

Je ne sais pas si cela répondra exactement à votre besoin, mais nos justificatifs d’achat mentionnent le nom des passagers qui voyagent : http://aide.capitainetrain.com/article/72-facture-billet-de-train

par Jonathan, le 17 mars 2015 à 10h49. Répondre #

Bonjour Jonathan,

Je vous remercie pour votre aide.
Je me suis peut être mal exprimé. J’aimerais faire figurer le nom de l’entreprise pour laquelle je travaille (par exemple Carrefour, ou Hermès, ou BNP) sur un justificatif d’achat / facture, et pas seulement le nom du voyageur (=moi)
Savez vous si cela est possible?

Un grand merci

par leo, le 17 mars 2015 à 10h55. Répondre #

Pas pour l’instant, hélas. Merci pour la suggestion.

par Jonathan, le 17 mars 2015 à 10h58. Répondre #

ok , tant pis.
merci pour votre réactivité !

par leo, le 17 mars 2015 à 11h07. #

En tapant « justificatif de voyage train » sur google, je tombe là dessus. Après une rapide lecture j’obtiens une information claire et un lien qui m’amène direct vers mon compte, sur mon billet. Je vois alors « justificatif », je clique, et apparait la mention « utile pour votre comptable ».

Tout simplement génial. 3 clics en tout et la certitude du problème résolu.
On me demande souvent qu’est-ce que l’ergonomie sur le web. Je réponds 2 mots : Capitaine Train.

par Martin, le 1 avril 2015 à 16h28. Répondre #

Bonjour,
Nouveauté de mon cher PDG (l’entreprise compte 30 personnes) : les justificatifs de voyage ne sont plus acceptés. Toute note de frais doit être accompagnée d’une FACTURE ; bref, je vais être obligé de demander à notre comptable de commander elle-même nos billets de train (la SNCF n’établit pas de factures au nom des particuliers) : bravo le choc de complexification ! Suis-je le seul malheureux dans ce cas ou est-ce une pratique répandue ?

par Thomas, le 1 juin 2015 à 12h51. Répondre #

Bonjour Thomas,
Le justificatif de voyage est généralement accepté comme pièce comptable. Nous travaillons actuellement sur une meilleure prise en compte des factures. Il faut que nous fassions mieux pour les comptables. Nous vous tiendrons au courant dès que nous serons prêts. En attendant, tenez-bon.

par Brice, le 2 juin 2015 à 8h05. Répondre #

Bonjour.
Pareil que Thomas. Je me fais retoquer par mon service de remboursement de frais car je n’ai que des « justificatifs de voyage ».
Il n y a pas un texte de loi ou quelque chose qui valide explicitement que ces justificatifs doivent être acceptés ?

par valery, le 20 juillet 2015 à 16h24. Répondre #

Hum, c’est fâcheux, car que peuvent-ils exiger de plus qu’un justificatif de voyage au juste ? Même une facture signée de la main du PDG de la SNCF ne pourrait pas prouver que vous avez voyagé. Seul le contrôle de votre billet à bord peut le prouver, or il arrive que vous ne soyez pas contrôlée j’imagine, donc on fait quoi ?

En gros, le justificatif de voyage prouve le maximum : il atteste que vous n’avez pas annulé votre billet avant le départ. En cela, il est donc bien plus précis que le justificatif d’achat, ou la facture, qui prouvent juste que vous l’avez payé, mais ne disent pas si vous l’avez annulé ou pas ensuite.

Dit autrement, ça prouve que votre billet a bien été consommé, et que l’argent a été encaissé par le transporteur. Votre employeur a ainsi la preuve que l’argent a servi à payer votre billet. Comme je vous ai dit, que vous utilisiez le billet pour voyager ou non derrière, ça, personne ne peut le prouver si vous n’êtes pas contrôlé à bord du train—à moins de mettre un huissier dans votre valise.

À mon avis, mais je peux me tromper, ce n’est pas la loi qui pose problème ici, c’est la compréhension du justificatif de voyage par votre comptabilité.

par Brice, le 24 juillet 2015 à 9h31. Répondre #

En fait ce qu’ils exigent de plus, c’est la facture de l’agence de voyage qui m’a vendu le billet ^^ (parce que ma boite a un partenariat avec une agence de voyage pour tout ce qui est résa de train/avion/hôtel…)

par Valery, le 20 septembre 2015 à 22h47. Répondre #

Dans ce cas, nos justificatifs d’achats devraient leur convenir. Car ce sont des factures.

par Brice Boulesteix, le 22 septembre 2015 à 14h23. Répondre #

sans preuve écrite, il serait trop facile de s’inventer des voyages fictifs pour faire des abus de biens sociaux, c’est pour ca qu’il faut conserver les recus de note de frais de déplacement.

par Note frais de déplacement, le 27 août 2015 à 15h58. Répondre #

Les justificatifs qui n’arrivent pas. J’ai coché la case « justificatif automatique ». Cela marche une fois sur 5. Les quatre autres fois, rien. On cherche alors sous le numéro de dossier associé au nom du voyageur. Aucune trace. Et la SNCF d’expliquer « que ce billet n’a pas été achté sur notre site ». Faux. Mais on est obligé de passer par le serivce clients pour obtenir un ustificatif. Délai d’attent moyen, 2 mois pour enfin recevoir une lettre (inadmissible pour la comptabilité et les impots) qui contient des données recopiées à la main et donc incorrectes. Ici on se trompe de date (la date n’étant même pas encore passée), là on mentionne une option qui n’aurait pas été prise. Sauf que c’est encore faux et que j’ai bel et bien effectué ce voyage.

Bref, le cauchemar. Ainsi, on avance 1000 ou 2000 euros de sa poche et si la SNCF le veut bien, sa réponse tombe, mais après la date limite pour le dépôt de la demande de remboursement.

Et la réponse est accompagnée de bons conseils dans le genre « il suffit de vous abonner » ou « il suffit de faire la recherche à l’aide du numéro de dossier. On tourne en rond. La sncf n’apprnd rien. Rien. RIEN.

Et se demande encore pourquoi les gens préfèrent prendre la voiture

par Manon1753, le 22 octobre 2018 à 21h07. Répondre #

Bonjour Manon, je suis désolée que vous ayez eu des difficultés pour obtenir un justificatif.
Vous avez rencontré le problème pour un billet acheté sur notre site trainline.fr ?

Je n’ai pas trouvé de réservation ou de compte associé à l’adresse email dans notre système. S’il s’agit bien d’une réservation faite chez nous, je vous invite à contacter notre service client depuis cette page.
Mentionnez bien la référence de votre billet dans votre message.
Si vous aviez commandé ce billet sur un autre site, il faudra vous rapprocher du bon interlocuteur.
Bonne journée.

par Soline Avrillas, le 30 octobre 2018 à 11h40. Répondre #

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